Création d’une grille d’évaluation et mesure de son impact

L’équipe Leka lance une expérimentation ! Nous avons créé une grille d’évaluation pour les professionnels du médico-social, à utiliser lors des séances avec les personnes qu’ils accompagnent.

Afin de mesurer son impact sur leurs modes de suivi, nous souhaitons faire tester cette grille à un maximum de professionnels possible. Vous souhaitez participer ? N’hésitez pas à nous contacter par mail à l’adresse hello@leka.io ou via notre formulaire de contact.

Contexte

Depuis son lancement, l’équipe Leka a la volonté et l'ambition de permettre aux professionnels du médico-social de constater l'évolution des personnes qu'ils accompagnent avec Leka. 

La technologie et plus particulièrement l’analyse de données permettent de constater des progrès même minimes, qui ne seraient pas forcément visibles à l'œil nu mais qui sont encourageants pour le professionnel et la personne qu’il accompagne.

C’est pour cela que nous travaillons à la conception d’un outil permettant une évaluation ponctuelle et un suivi dans le temps des personnes accompagnées. 

La première étape, dans la conception de ce nouvel outil à destination des professionnels de terrain, a d'abord été d'étudier et de bien comprendre les outils et méthodes actuels utilisés par les professionnels eux-mêmes dans leur pratique quotidienne. C'est pour cela que nous avons effectué une première série d’entretiens avec une vingtaine de professionnels de terrain.

Ces entretiens avaient pour objectif de comprendre leurs habitudes de travail, et plus particulièrement les méthodes mises en place pour évaluer et suivre l'évolution des personnes qu'ils accompagnent.

Ces entretiens ont fait remonter diverses difficultés rencontrées par les professionnels dans l’exercice de leur métier.

Pratiques des professionnels du médico-social

Bien qu’en cours de digitalisation, le suivi des personnes se fait encore beaucoup de manière manuscrite. En effet, sur les personnes interrogées, 63% prennent des notes pendant la séance. Parmi ceux-ci, 90% prennent des notes manuscrites.
Pourtant, à la fin de chaque séance, plus de 75% d’entre eux doivent retranscrire ces notes dans un logiciel de gestion du dossier de l’usager (comme Imago, EasySuite, Airmes, etc.). Cela complexifie entre autres la tâche de suivi de la part des professionnels. Ces derniers trouvent cette étape de retranscription très chronophage, alors qu’ils manquent généralement de temps dans l’exercice de leur profession, comme a pu le dire un professionnel lors de ces entretiens : “je passe plus de temps à faire des compte rendus post-séance qui ne seront peut-être même pas lus qu’à faire mon vrai travail en séance”. 

De plus, au sein d’une même équipe de travail, les méthodes de suivi sont majoritairement différentes. Chaque professionnel choisit individuellement la manière dont il veut prendre des notes de la séance. En outre, en dehors des réunions pluridisciplinaires périodiques, les professionnels d'une même structure n'échangent très souvent que de manière informelle, à l'oral. Les compte rendus d’une séance peuvent parfois être partagés et lus via des logiciels, mais cela reste rare. Les informations plus spécifiques sont ainsi difficilement transmises d'un professionnel à l'autre, en dehors des réunions périodiques.

Outil d’évaluation

Pour répondre à ces besoins de suivi, nous avons pensé à une grille d’évaluation, que les professionnels pourraient utiliser, pendant ou à la fin des séances, avec comme objectif de simplifier leur prise de notes.

- Notre réponse

De nouveaux échanges avec les professionnels nous ont permis d'identifier les critères communs utilisés par tous.

En supplément à cette liste de critères, nous avons fait face à divers obstacles lors de la création de cette grille :

  • - Il est difficile de créer une grille qui convienne à tous les professionnels et à toutes les personnes accompagnées, car il y a autant de profils différents que de personnes accompagnées
  • - Les professionnels ont besoin de se sentir libres de noter un élément particulier lié à la séance, comme un changement dans l’environnement de la personne accompagnée, qui pourrait expliquer son comportement
  • - Certains professionnels doivent pouvoir importer les compte rendus de leurs séances au sein de logiciels, ou doivent les transmettre à leurs collègues pour des réunions. 

Pour répondre à cela, nous proposons :

  • - La possibilité de ne pas évaluer un critère si celui-ci n’est pas pertinent ou adapté à la situation, au professionnel ou à la personne accompagnée. Aussi, le professionnel peut ajouter des critères d’évaluation à la fin de la grille si ceux-ci manquent à sa prise de notes. 
  • - Un espace de notes disponible en complément de la grille, en cas de précision sur la séance à donner.
  • - La possibilité d’exporter les compte rendus des séances pour les insérer au dossier des personnes accompagnées, et pouvoir les partager à leurs collègues.

Tous ces éléments nous ont donc permis de proposer aux professionnels un outil d’évaluation, homogénéisant tous les principaux critères qu’ils utilisent pour évaluer une séance. Cela permet d’obtenir une structure de données commune à l’évaluation d’une séance. 

A terme, nous aimerions proposer une fonctionnalité de suivi, avec laquelle les professionnels pourraient évaluer différents critères à chaque séance. Avec ces données, ils auraient accès à des résultats graphiques correspondant aux évolutions des personnes accompagnées. Cette fonctionnalité faciliterait leur visualisation, ainsi que les échanges entre professionnels.

- Structure

Cette grille d’évaluation se divise donc en 4 parties contenant : 

  • - les renseignements liées à l’encadrement de la séance (date, nom de l’utilisateur, nom de l’accompagnateur, etc.)
  • - les informations liées au type de séance (lieu, modalités, outils, objectifs à travailler, etc.)
  • - les indications concernant le déroulé de la séance
  • - les critères d’observation à évaluer, sous forme de questions dans la grille.

L’évaluation des critères d’observation se fait via une échelle de fréquence. Nous avons construit cette échelle avec les professionnels, et l’avons nommé JRPFT avec : 

  • - J pour jamais
  • - R pour rarement
  • - P pour parfois
  • - F pour fréquemment
  • - T pour tout le temps.

Cette échelle relativement subjective reste donc un socle commun pour tous les professionnels, afin qu’ils évaluent l'occurrence des critères et puissent observer une tendance globale de l’évolution de la personne accompagnée.

Concernant les critères d’évaluation, ceux-ci se concentrent sur :

  • - la réussite des activités
  • - la demande et le type d’aide
  • - le comportement de la personne (a pris du plaisir ou non)
  • - les interactions sociales et la communication.

Enfin, en supplément de cela, nous avons fait le choix de laisser des lignes vierges à la fin de la grille, prêtes à être complétées en cas de critères insuffisants pour le professionnel qui la remplirait lors de la séance.

Expérimentation

Ainsi, pour vérifier la pertinence de cette feuille d’évaluation et des critères y étant présents, nous lançons une expérimentation !

Pendant 10 séances, des professionnels du médico-social vont utiliser cette grille d’évaluation.
Nous souhaitons toucher un panel très large de professionnels afin de vérifier l’universalité et la pertinence de notre grille, en mesurant les objectifs suivants : 

  • - facilité de mise en place
  • - adéquation de la grille à la pratique professionnelle (critères d'évaluation adaptés à une majorité de professionnels, critères non adaptés ou manquants)
  • - impact sur la prise de notes habituelle du professionnel
  • - amélioration de la communication, le suivi et le partage au sein de l’équipe de travail.

Lors de l’expérimentation, la fiche d'évaluation devra être utilisée :

  • - avec au moins 2 personnes que le professionnel accompagne
  • - pendant au moins 10 séances
  • - à raison d'une séance par semaine minimum (il est possible d'en faire davantage)
  • - sans nécessairement utiliser Leka.

Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter le protocole de l’expérimentation, la feuille de suivi.

Vous souhaitez participer ? inscrivez vous sur ce formulaire d’inscription à l’expérimentation. Si vous souhaitez échanger avec nous vis-à-vis de cet article, ou souhaitez participer à cette expérimentation, n’hésitez pas à nous contacter par mail à l’adresse hello@leka.io ou via notre formulaire de contact.


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